Onderzoek naar operationele inrichting, IT-inrichting en IT-ketenvan een pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO)

Onderzoek PUO

Opdracht

Een drietal bedrijfstakpensioenfondsen hebben de uitvoering van de pensioenadministratie uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO). Desondanks blijven de pensioenfondsen eindverantwoordelijk voor een integere en beheerste bedrijfsvoering. Vanuit deze verantwoordelijkheid heeft Mastermind de opdracht gekregen om een (onafhankelijk) onderzoek uit te voeren naar de operationele inrichting, IT-organisatie en IT-keten van de PUO. Het doel van de onderzoeken is om vast te stellen in hoeverre de pensioenfondsen in control zijn van de uitbesteding en de bestuurlijke beheersing (van IT) te kunnen vergroten.

Het onderzoek naar de operationele inrichting richtte zich op het verkrijgen van inzicht in:

  • de juist- en volledigheid van de inrichting van de operatie ten aanzien van de reguliere dienstverlening;
  • de hierop van toepassing zijnde interne beheersing;
  • de betrouwbaarheid van de Service Level Agreement (SLA) rapportage en de niet financiële risico rapportage (NFR).

Het onderzoek naar de IT-organisatie en IT-keten richtte zich op het verkrijgen van inzicht in, een oordeel vormen over en vastleggen hoe de IT-organisatie is ingericht & hoe de IT-keten er uit ziet en hoe de onderuitbestedingen vergroot kunnen worden.

Aanpak

Bij het aanvangen van het onderzoek is een stuurgroep samengesteld met beleidsbepalers van de pensioenfondsen. De stuurgroep heeft de voorgestelde aanpak voor het onderzoek vastgesteld, inclusief de scope en de doelstellingen van het onderzoek. Gedurende het onderzoek heeft de stuurgroep periodiek de voortgang en de uitkomsten van het onderzoek besproken en gestuurd op de realisatie van de planning. Voordat het samengestelde team aan het onderzoek is begonnen, hebben diverse gesprekken plaatsgevonden met de te onderzoeken partij. Hierbij zijn het doel en de aanpak van het onderzoek toegelicht, alsmede medewerking aan het onderzoek verkregen.

De vastgestelde aanpak voor het onderzoek bestond uit de volgende stappen:

Stap 1: Kick-off met de beleidsbepalers en de PUO

Stap 2: Deskresearch ter voorbereiding op lijncontroles en interviews en het uitvragen van documentatie

Stap 3: Uitvoeren lijncontroles en afnemen interviews

Stap 4: Voorlopige uitkomsten van het onderzoek doornemen, concept rapportages opstellen en de managementreactie opvragen bij de PUO.

Stap 5: Opleveren en toelichten definitieve rapportages

Resultaat

In een periode van 3 maanden is het onderzoek uitgevoerd en zijn de uitkomsten besproken met de pensioenfondsen. De pensioenfondsen hebben door de uitkomsten van het onderzoek het gewenste inzicht gekregen in de operationele inrichting, de IT-organisatie en IT-keten die door de PUO gebruikt worden voor de uitvoering van de dienstverlening. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek zijn de pensioenfondsen in gesprek gegaan met de PUO waaruit een plan aanpak is opgesteld voor de opvolging van de aanbevelingen. De uitkomsten van het onderzoek hebben ook geleid tot een meerjarenplan voor de doorontwikkelingen van de PUO.

Contact

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met:

Huseyin Uyan

+31 (0) 6 4211 3081
[email protected]