Versnellen van je organisatie

Waarmee doe je dat?

door André te Linde
maart 2021

In de organisatieleer bestaan verschillende methoden om verbeteringen en/of versnellingen te realiseren. Voorbeelden van deze methoden zijn:

    1. Agile/Scrum
    2. Lean/Six Sigma (6σ)
    3. Project Management Methoden (zoals: Prince II, PM-Bok en Projectmatig Werken)

Bij Mastermind geven we trainingen op deze drie verschillende methoden. Regelmatig krijgen we tijdens deze trainingen één van de volgende vragen:

  • Wat is de beste methode?
  • Kunnen de verschillende methodes naast elkaar bestaan?
  • Is het handig om, vanwege gelijkvormigheid binnen een organisatie slechts één methode te kiezen?

Voor we deze vragen gaan beantwoorden, geven we meer informatie over de verschillende methoden:

Agile/Scrum
Agile/Scrum is door Scrum.org vastgelegd in de Scrum Guide van Ken Schwaber & Jeff Sutherland. Deze methode is ontwikkeld in de softwareontwikkeling als tegenhanger en verbetering van de ‘Waterval-methode’. Doel is om met een multidisciplinair team van ongeveer 9 mensen elke vastgestelde periode van een aantal weken (sprint) een product op te leveren dat gedemonstreerd wordt aan de stakeholders. Door deze korte iteratieve cycli, kunnen de stakeholders telkens invloed uitoefen op de ontwikkeling van het product. Resultaat is dat het ontwikkelde product beter past bij de behoefte van de stakeholders, dan wanneer het wordt opgeleverd na een ‘lange’ ontwikkelperiode.

Lean/Six Sigma (6σ)`
Lean is een managementfilosofie die in Japan is ontstaan op basis van Amerikaanse managementtheorieën. De basis is vastgelegd in het Toyota Production System, deze methode is verspreid over verschillende productiesectoren en later ook over de verschillende financiële en administratieve sectoren. Six Sigma (6σ) is een Amerikaanse verbeteringsmethodiek die zich toelegt op het continu verbeteren van processen, zodat er alleen maar goede producten uit voortkomen. Six Sigma (6σ) heeft een gerichte aanpak voor verbeteren, weergegeven in de DMAIC-cyclus. Elke verbetering doorloopt de stappen van Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Lean heeft niet zo’n concreet stappenplan. De aanpak van Lean wordt vaak weergegeven in een zogenaamd Lean-House, waarin verschillende componenten van Lean worden weergegeven in een huisstructuur van fundering, beter- en sneller-pilaar. Na het samengaan van beide methode is de DMAIC-cyclus de aanpak geworden voor verbetering door Lean/Six Sigma.

Projectmanagement
Project Management kwam met name op in de jaren ’70 en ’80 van de vorige eeuw. Het werd steeds duidelijker dat organisatie (al dan niet regelmatig) eenmalige werkzaamheden uitvoerden. Deze projectmanagement methoden gingen ervan uit dat dit het beste volgens een vast stappenplan, binnen een apart projectorganisatie kan worden gedaan. Er bestaan verschillende projectmanagementmethoden, waarbij de overeenkomst is dat gewerkt wordt vanuit het principe: ‘Bezint, eer ge begint’. De meeste methoden kennen of zijn sterk vergelijkbaar met de volgende projectfasen: (1) Define, (2) Plan, (3) Execute, (4) Close en (5) Control, zoals hieronder schematisch is weergegeven.

Projectfasen

1. Wat is de beste methode?

Bij Mastermind geloven we niet in één oplossing voor alle problemen. Ons uitgangspunt is dat we een organisatie willen versnellen en hiervoor gebruiken we verschillende methoden.

Voor ons is er geen beste of voorkeursmethode. Wij laten ons bij de keuze van het versnellingsmiddel, leiden door de situatie die we aantreffen bij onze klant. De situatie wordt met name getypeerd door het soort processen dat wordt uitgevoerd en in welke categorie de uitkomsten van deze processen vallen.

Processen kunnen eenmalig of terugkerend zijn. Uitkomsten van processen kunnen van tevoren duidelijk of onduidelijk zijn. Hierdoor ontstaat er een matrix, die wij de Mastermind Methode Matrix © noemen. Deze matrix ziet er zonder invulling van de methoden als volgt uit:

Mastermind Methoden Matrix ©

Laten we de vier kwadranten eens iets nader bekijken

Kwadrant I
Dit kwadrant wordt gekenmerkt door processen die terugkerend (repeterend) zijn en waarvan de uitkomst van het proces van tevoren vaststaat. Je kan hierbij denken aan de voortbrengingsprocessen in de industrie, de financiële en andere dienstverleningssectoren. Voorbeelden van processen uit kwadrant I:

  • Verwerking van verzekeringen en pensioenen
  • Assemblage werkzaamheden
  • Produceren en leasen/ verhuren van auto’s, etc.
  • In- en opslag en order verzamelen in magazijn

Kwadrant II
Dit kwadrant wordt ook gekenmerkt door terugkerende (repeterende) processen, maar de uitkomst van deze processen is van tevoren nog onduidelijk of onbekend. Je kan hierbij denken aan diverse ontwerpprocessen, zoals deze op een IT-afdeling plaatsvinden. Voorbeelden van processen uit kwadrant II:

  • Softwareontwikkeling
  • Reclame maken
  • Ontwerpen van ….

Kwadrant III
Dit kwadrant wordt gekenmerkt door een proces dat eenmalig wordt uitgevoerd, dus uniek is en waarvan de uitkomst van tevoren vaststaat. Hierbij kan je denken aan specifieke bouwprocessen en/of aanleg van infrastructuur. Voorbeelden van processen uit kwadrant III:

  • Bouwen van een appartementencomplex
  • Aanleg van een brug of viaduct
  • Implementatie van aangekochte software

Kwadrant IV
Dit kwadrant wordt gekenmerkt door een proces dat eenmalig wordt uitgevoerd, dus uniek is en waarvan de uitkomst van tevoren onduidelijk is en dus niet vast staat. Dit is een lastig kwadrant, omdat er vaak sprake is van plotselinge paniek. Voorbeelden van processen uit kwadrant IV:

  • PR-schandaal met imago schade
  • Brand of een andere natuurramp

Zoals gezegd hebben we bij Mastermind geen algemene voorkeursmethode en is geen van de methodes als overall de beste aan te merken. We hebben echter wel afhankelijk van de situatie een voorkeursmethode. Hieronder geven we deze voorkeuren aan.

Voorkeursmethode bij Kwadrant I
Als er in een organisatie of afdeling vooral processen aanwezig zijn met een repeterend karakter en een vaste uitkomst, dan starten we de verbetering met Lean/Six Sigma (6σ) – Lean versnellen.

Deze methode geeft de beste resultaten om de processen die het product of de dienst voorbrengen te verbeteren. Lean/6σ start het proces van continu verbeteren, waarbij het gewenste product of dienst telkens op een efficiëntere manier wordt voortgebracht. Feitelijk verandert Lean/6σ telkens het proces om zo goed mogelijk het gewenste product of de gewenste dienst voort te brengen.

Voorkeursmethode bij Kwadrant II
In een organisatie of afdeling waar de uitkomst van een repeterend proces onduidelijk is, passen we bij voorkeur Agile/Scrum toe om een verbetering door te voeren – Agile versnellen.

Deze methode geeft het beste resultaat om de onduidelijke uitkomst van het proces met korte iteratieve cycli, in zo kort mogelijke tijd zo dicht mogelijk bij de wens van de gebruiker te krijgen. Feitelijk zorgt Agile/Scrum ervoor dat volgens een heel vast proces de uitkomst in een zo kort mogelijk tijd duidelijk is en gerealiseerd wordt. De genoemde iteratieve cycli worden in Scrum Sprints genoemd. Het proces bestaat uit allerlei vaste elementen, zoals: deelnemers, gebeurtenissen en tijdsduur van onderdelen om de onduidelijke uitkomst duidelijk te maken en te realiseren.

Voorkeursmethode bij Kwadrant III
In een organisatie waar eenmalig een proces uitgevoerd wordt, met een eenduidige of duidelijke uitkomst, geven we de voorkeur aan projectmatig verbeteren – Projectmatig versnellen.

Met andere woorden het inzetten van projectmanagement methodes. Projectmatige verbeteringen richten zich erop om het gewenste resultaat vast te stellen en vast te leggen middels een definitiefase (Define). Als deze fase goed wordt afgesloten, worden in de volgende fase (Plan) alle activiteiten gepland, om dit resultaat te realiseren. Als het plan wordt goedgekeurd, start de uitvoering (Execute) van de geplande activiteiten om het gedefinieerde resultaat conform planning te realiseren.

Uiteindelijk wordt het project netjes afgesloten (Close), waarbij het projectresultaat wordt overgedragen aan de staande organisatie en de projectorganisatie wordt ontbonden. Al deze sequentiële fasen dienen beheerst te worden, zodat grenzen van het project op basis van met name tijd en geld niet worden overschreven. Deze beheersingsfase (Control) verloopt dus parallel aan alle overige fasen van het project. Een belangrijk ijkpunt hierbij is de beslissing om een afgeronde fase goed te keuren en te bevestigen dat de volgende fase kan worden gestart.

Bovendien kan in de uitvoeringsfase (Execute) van een project (verreweg de langste fase) ook Agile worden toegepast, om een betere afstemming met eindgebruikers te krijgen.

Voorkeursmethode voor Kwadrant IV
Als een organisatie te maken heeft of krijgt met een eenmalig proces, waarvan de uitkomst niet eenduidig is, dan is er eigenlijk geen sprake van het toepassen van een methode, laat staan een voorkeursmethode. Het gaat dan met name om improvisatie.

Binnen sommige organisaties is vanuit een risicobeleid vastgesteld tegen welke eenmalige gebeurtenissen (rampen) men zich wil wapenen. Hierbij worden elementen van projectmatig werken gebruikt. Door de gewenste uitkomst zo goed mogelijk vooraf te definiëren en op basis daarvan de benodigde activiteiten te plannen, kan een draaiboek worden opgesteld voor die specifieke situatie. Met behulp van elementen van projectmatig werken wordt het improvisatie gehalte teruggedrongen.

Organisaties die al een Agile/Scrum structuur hebben, zouden deze ook kunnen gebruiken om het improviseren te ondersteunen. Wel zal op korte termijn besloten moeten worden uit welke leden het scrum team bestaat en wie de scrum master en product owner worden. Zelfs over de duur van de sprint dient een besluit worden genomen. De sprint kan afhankelijk van de situatie worden verkort naar een dag of zelfs enkele uren.

Door het invullen van onze Mastermind Methoden Matrix © hebben we de vraag over de beste methode beantwoord. Afhankelijk van de specifieke situatie bestaat er een voorkeursmethode. De ingevulde matrix ziet er als volgt uit.

Mastermind Methoden Matrix ©

2. Kunnen verschillende methoden naast elkaar bestaan?

Uiteraard kunnen verschillende methoden naast elkaar bestaan, omdat er ook processen uit verschillen kwadranten van de matrix bij een organisatie actief kunnen zijn.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een organisatie die een dienst of product voor consumenten levert. Het voorbrengingsproces van deze organisatie, dat de dienst of product levert wordt het best versneld met Lean/6σ. De automatiseringsafdeling van deze organisatie die continu het systeem aanpast om het te laten voldoen aan de wensen van gebruikers, wordt het best versneld met Agile/Scrum. Daarnaast zullen er op verschillende locaties in de organisatie ook eenmalige processen worden uitgevoerd. Denk hierbij aan: (1) het vervangen of toevoegen van een grote productiemachine in het voortbrengingsproces, (2) het omschakelen naar een digitale vorm van procesuitvoering bij een verzekeringsmaatschappij, etc. Deze zaken worden het best aangepakt in een projectmatige vorm.

Daarnaast zie je ook dat methode gelijksoortige elementen hebben, zoals een dag start/ performance dialoog. Dit element hoort namelijk bij zowel Lean/6σ als Agile/Scrum. Tevens zie je dat om de groei van Agile/Scrum, waarbij gewerkt wordt met meerdere scrum teams, te realiseren elementen van Lean worden toegevoegd. We verwijzen hiervoor bijvoorbeeld naar SAFe (Scalable Agile Framework).

3. Is het handig vanwege gelijkvormigheid om binnen een organisatie slechts één methode te kiezen?

Deze vraag kunnen we alleen positief beantwoorden als er overwegend processen uit één kwadrant voorkomen binnen het bedrijf, maar dat is zelden het geval. Er zijn bijna altijd verschillende processen. Het opdringen van een methode op een deel van de organisatie vanuit het idee van gelijkvormigheid heeft naar onze mening weinig zin. Als je geen voordeel ziet van een methode ga je het in essentie niet gebruiken, waardoor gelijkvormigheid alleen op papier bestaat. Bovendien kan het moeten werken met een methode die niet past bij het werk, veel weerstand en ontevredenheid veroorzaken. De kans dat de gelijkvormigheid wordt gehaald is klein, de invoering kost veel energie en het resultaat kan weerstand en ontevredenheid zijn. Bezint eer ge begint om maar eens af te sluiten met een projectmatig beginsel uit de oude doos.

4. De manier van organisatie versnellen van Mastermind

Om een organisatie maximaal te ondersteunen bij het doorvoeren van versnellingen, hebben wij het “Mastermind Versnellingshuis” samengesteld (zie figuur hieronder). In dit huis vertegenwoordigt het dak de KPI’s van de Organisatieversnelling. Deze KPI’s kunnen betrekking hebben op: omzet, efficiency, billability, profiel, fun, klantreview, etc. en combinaties hiervan. Dit dak willen we naar een grotere hoogte brengen en hiervoor hebben wij de volgende drie kamers in ons huis ter beschikking:

  • De kamer van Lean versnellen
  • De kamer van Agile versnellen
  • De kamer van Projectmatig versnellen

Welke kamer(s) we gaan gebruiken is afhankelijk van de klantvraag en de klantsituatie. Om de instrumenten uit de kamers optimaal in te kunnen zetten, staat het Mastermind Versnellingshuis op een stevige fundering. Deze fundering bestaat uit training en certificering van de verschillende individuele medewerker en leiderschaps- en teamontwikkeling voor complete teams en/of afdelingen.

huis ov
André te Linde
Organisatieversneller
06 -2519 0292