Van JULLIE naar IK…

door Jeroen Bruijgoms
oktober 2018

(Het gebrek aan) eigenaarschap, het fenomeen waar prachtige ideeën ontstaan maar blijven liggen, doordat we net dat laatste stapje missen en we daardoor zeker niet harder gaan ‘schaatsen’. In ons ‘vrije leven’ nemen we allerlei belangrijke beslissingen uiteenlopend van het kopen van een huis tot het kiezen van een nieuwe baan. Eenmaal door de deur van de werkgever beginnen veel zinnen met jij, jullie of de manager. Het lijkt een ware metamorfose, een drempel om verantwoordelijkheid te pakken en jezelf eigenaar te maken.

Onlangs organiseerde ik een workshop met enthousiaste medewerkers, het onderwerp: een irritant proces. Het hok in, brown paper aan de muur en samen aan de slag om dat proces ondersteboven en achterstevoren te draaien. Het thema van de dag was concreet worden. Want “dat gebeurt heel vaak” is fijn, maar hóe vaak is dat dan? En welke stappen doorloop je in het proces? Of ook niet onbelangrijk, wie voert dit uit?

Tijdens het uitwerken merkten we al heel wat verbazingen op. ‘Ah doe jij dat zo? Ik doe dat héél anders’. Of een prachtige processtap die in de praktijk maar liefst 0 keer is uitgevoerd. Met drie verbazingen gingen we direct aan de slag en na 15 minuten lagen er al veel concrete ideeën op tafel, dit ging gesmeerd…kat in het bakkie! Tot één van de deelnemers de eeuwenoude vraag stelde waardoor mijn kat meteen weer buiten zijn bakkie stond: ‘top hé en wie gaat dit nu oppakken? Ik? Nee, nee, dit is meer iets voor de team manager’.

Eigenaarschap stimuleren

(Het gebrek aan) eigenaarschap is een onderwerp wat organisaties bezighoudt. Of het nu zelfsturing, zelforganisatie, autonomie of continu verbeteren heet, de kern is elke keer dezelfde.

Eigenaarschap is een keuze: just do it of just deal with it! Als eigenaar verschuil je je niet en neem je verantwoordelijkheid, hoe lastig de situatie soms ook is. Is het echt niet aan te pakken? Dan accepteer je de situatie en ‘deal’ je ermee.

Laten we kijken naar de rol van een manager. Hoe stimuleer je eigenaarschap? Als  objectieve buitenstaander leg ik gemakkelijk de vinger op de zere plek, terwijl je als manager meezwemt in de waan van de dag en de alom bekende patronen binnen een organisatie. De manager-tip van de dag is dan ook om bij iedere vraag niet direct het antwoord te geven maar eerst als het ware uit te zoomen. ‘Wat vind ik van deze vraag? En waarom kan hij/zij deze vraag zelf niet beantwoorden?’ En dat is lastig, want je zit daar omdat je de meeste antwoorden waarschijnlijk wel weet. Helaas… in nieuwe organisaties is juist dat niet meer zo relevant.  De kunst is om met wedervragen jouw medewerker aan het denken te zetten en zélf in actie te laten komen.

Een aantal voorbeelden uit mijn praktijk:

  • “Ik heb 2 keer een mailtje gestuurd en geen reactie gehad.”  En nu? Wat vind je ervan dat je geen reactie hebt gehad? Wat kun jij doen? Waarom loop je niet even langs bij die collega (die letterlijk 50 meter verderop in het gebouw zit) om te vragen hoe jullie dit op kunnen lossen?
  • “De afdeling IT zegt dat dit niet kan.”  Weet je waarom dit niet kan? Vind je dit antwoord acceptabel? Zo niet, heb je gevraagd wat binnen de beperkingen wel mogelijk is?
  • “Dit roep ik al jaren, maar ze luisteren niet.”  Wie is ze? Wat verwacht je van ze? Hoe heb je het besproken? Wat kun je zonder hun hulp al zelf doen?
  • “Ik heb dat een tijdje terug al eens aangekaart bij mijn manager maar daar is niks mee gedaan.” Wat verwacht je van je manager? Dat hij het voor jou oplost? En wat maakt dat je er zelf niet mee aan de slag gaat?
  • “Wij moeten volgens deze werkinstructie werken.” Wat vind je van deze werkinstructie? Hoe zou jij deze kunnen verbeteren? Wat houdt je tegen om dit op te pakken?

Dan tip twee: laat het niet vrijblijvend. Als je het gesprek hebt gevoerd en jullie zijn samen tot een conclusie gekomen, is het zaak om het op te blijven volgen. Let wel, dit is wat anders dan controleren! Maak samen concrete afspraken over het vervolg en loop eens langs om te vragen hoe het staat met de uitvoering. Daarmee laat je zien dat je het belangrijk vindt en tegelijkertijd maak je duidelijk dat alleen klagen niet acceptabel is.

Van de week hing ik bij een medewerker in de vensterbank en vroeg of ik hem nog ergens mee kon helpen. Enigszins aarzelend gaf de medewerker toe dat hij nog niet begonnen was, maar ook niet gewend was dat hij in dit soort zaken scherp werd gehouden. Einde van de dag hing het gewenste overzicht op het dagstartbord.

De laatste tip voor vandaag: vier successen. Als iemand een eigen idee oppert, dit vervolgens oppakt met een mooi resultaat als gevolg, vier je dit met elkaar. Niks motiveert meer dan waardering, tegelijkertijd is het niet alleen motivatie voor de uitvoerder maar ook voor anderen om tot zulke verbeteringen te komen.

Mooi voorbeeld bij een klant, twee medewerkers hadden een actie op touw gezet voor meer klantenbinding met een mooi doel daarbij geformuleerd. Mijn vraag aan hun: “hoe gaan jullie het succes dadelijk vieren?”, waarbij hun reactie was: “Mogen we dat zelf bedenken?”. Nu is de hele afdeling in de ban van de traktatie die gaat volgen!

Met eigenaarschap alleen red je het niet…

Helaas…. Om als organisatie echt te excelleren, red je het niet alleen met het stimuleren van het eigenaarschap. Zeker belangrijk, maar er liggen nog een paar andere uitdagingen op de loer.

Wat denk je bijvoorbeeld van de neiging van veel organisaties om te controleren in plaats van te vertrouwen. Of te handelen op basis van een mening in plaats van eerst de feiten eens op een rijtje te zetten. Of mijn favoriet, alles volledig volgens de regels doen in plaats van een keer de bocht af te snijden. Of het mooie blauwe tegeltje: als je doet wat je deed dan krijg je wat je kreeg en dus vooral niet continu op zoek te zijn naar verbeteringen.

Laten we het voor nu even houden bij eigenaarschap, in een volgend artikel zal ik één van de andere uitdagingen bij de kop pakken.

Meer tips?

Onderweg heb ik een hoop geleerd en gezien maar ik heb zeker niet alle wijsheid in pacht. Welke tips of ervaringen hebben jullie met het vergroten van het eigenaarschap? Reageer vooral op mijn artikel, ik ben heel benieuwd!