Van CONTROLE naar VERTROUWEN…

door Jeroen Bruijgoms
januari 2019

Controle, we love it. Een beetje extra zekerheid dat iemand ook echt doet wat jij van hem vraagt. En toegegeven, ook ik ‘love it’. Dat blijkt ook uit elke persoonlijkheidstest. Of het nou MBTI is (een trotste ESTJ) of een kleurentest (altijd een waas van blauw), controle zit erin. En hoezeer we er ook van genieten, controle is uiteindelijk vooral vermoeiend (alles in de gaten houden is een full-time job) én voor de gecontroleerde behoorlijk geestdodend. Want als je zelf al niet meer mag nadenken over je eigen afzet, in hoeverre komt die duik dan echt uit de verf.

De scheidslijn is maar dun tussen bevlogen en gewoonweg irritant. Dit leerde ik  tijdens het coachen van een ontzettend ervaren en jawel, bevlogen manager. Alles wat zijn bureau passeerde gaf hij aandacht. Elk stuk werd kritisch gelezen en vervolgens met op- en aanmerkingen geretourneerd. Voor sommige (onzekere) medewerkers een fijne hulp maar voor de meesten super irritant. Een vragenrondje onder de teamleden leverde dan ook een ondermaatse score op voor ‘het geven van ruimte en vertrouwen’. Tja, dan kun je nog zulke goede bedoelingen hebben…

Voor iedere bevlogen manager, controlfreak of andersoortig geïnteresseerden; drie tips om die bevlogenheid te steken in de juiste acties om vertrouwen en actie te stimuleren.

Vertrouwen, is dat hetzelfde als loslaten? 

Ten eerste. Men ziet vertrouwen soms als synoniem van loslaten. Daar ben ik het niet mee eens. Bij loslaten krijg ik het gevoel dat je de ander laat zwemmen, bij vertrouwen geef je een duidelijke visie mee en vertrouw je erop dat het team zelf die visie realiseert. Elk team heeft een stip aan de horizon en een bijbehorend kader nodig. Vergelijk het met onze schoonspringer, zonder doel (ik wil naar de olympische spelen) en een kader (er zijn 5 mogelijke hoogtes waarvan 2 olympisch, je kan alleen of synchroon springen, je krijgt een cijfer van 0 tot 10, etc) blijft het een vrijblijvende sprong van de duikplank. Zonder doel en kader is een zelfsturend team stuurloos. Vandaar ook dat sommige bedrijven liever kiezen voor de term zelforganiserend in plaats van zelfsturend. Daar zit dat stukje visie en richting meegeven in verwerkt, zonder dat je weer gaat ‘aansturen’.

Ruimte voor creativiteit

Is je doel duidelijk en zijn de kaders gevormd? Dan is het nu tijd om ruimte te geven. Laat mensen zelf bepalen hoe ze het doel gaan bereiken. En hoe je die ruimte geeft? Eigenlijk door alle voorgaande artikelen te bundelen. We willen dat mensen eigenaarschap pakken dus stel vragen in plaats van antwoorden te geven. Laat het doel niet vrijblijvend zijn en vier behaalde successen. Maak gesprekken feitelijk door te observeren, verbazen en verbeteren. En ga zo snel mogelijk aan de slag. Begin met 80%, snij waar mogelijk eens een bochtje af en experimenteer.

Een mooi inkoop-voorbeeld uit eigen repertoire. Gevraagd: nieuw schoonmaakcontract. Gebruikt: een boekwerk waar Sinterklaas jaloers op is. In een ontzettend uitgebreide vraag werd exact toegelicht wat we van de leverancier verwachtten en kochtten we voor de laagste prijs in. Een onmogelijk contract, niet te managen en bij elke extra handeling volgde een rekening (want niet in huidige contract). Dit moest anders. Terug naar de basis. Want wat was nu eigenlijk onze vraag aan deze leverancier? Het pand moet schoon zijn en de “bewoners” tevreden. Simpel toch? Zo gezegd, zo gedaan. Boekwerk in de shredder en de leveranciers alle ruimte om dit doel naar eigen inzicht te behalen. Wat bleek, zij hadden veel meer verstand van schoonmaak en konden een veel effectiever en efficiënter aanbod doen. Ruimte geven bleek dus de weg vrij te maken naar een echt partnership. Een wijze les…

Speak up!

Misschien vond je deze eerste tips ietwat tegenstrijdig. Kaders én zoveel mogelijk ruimte? Hoe houd je dat in balans? De gulden middenweg zit hier in ‘het gesprek’. Vind je iets echt niet oké? Spreek het uit of spreek iemand erop aan. Zou je iets op een andere manier willen aanpakken? Geef feedback en houd een spiegel voor als woord en gedrag niet op elkaar aansluiten. Een paar voorbeelden uit mijn eigen praktijk van de laatste paar weken…

Een manager met een eigen kantoor die een paar uur per week op de vloer gaat zitten om vervolgens daar zijn actielijst af te werken. “Ik zie je wel zitten, maar met je hoofd in je beeldscherm.

Of een medewerker die belt en zijn verhaal kwijt moet over een andere medewerker. “Goed om je hart bij mij te luchten maar moet je dit niet aan die ander vertellen?

Of 2 medewerkers die na 3 weken nog steeds in beperkende gedachtes praten over een goed idee. “Ik zie een goed idee maar ik hoor na 3 weken slechts beperkende gedachtes. Wat kan er wel?

Of een medewerker die een lastige, nieuwe taak moet oppakken en daar 2 uur voor vrij wil maken. “Top dat je aan de slag wil! Als je het lastig vindt, is 2 uur dan voldoende?

Spiegelen is best spannend, maar ik heb ook geleerd dat het het vertrouwen juist enorm vergroot en voorkomt dat je achteraf met een veel lastiger gesprek komt te zitten (als alles is opgekropt). Het is net een relatie, dat werken. Of was het nou andersom?

Vertrouwen: wederom een bouwsteen om organisaties te laten excelleren…

Eigenaarschap, fact-based werken, doen en vertrouwen. Dan zijn we er wel zo’n beetje. Bijna….. het grootste gevaar is namelijk dat je denkt dat je er bent. Iedereen kent natuurlijk het blauwe tegeltje “als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg”. En dat klopt helaas. Ik geloof dan ook heilig in continu verbeteren en niet geheel verrassend gaat daar mijn volgende artikel over.

Meer tips?

Onderweg heb ik een hoop geleerd en gezien maar ik heb zeker niet alle wijsheid in pacht. Welke tips of ervaringen hebben jullie met controle versus vertrouwen? Ik ben heel benieuwd!