Van BEHOUDEN naar VERBETEREN…

door Jeroen Bruijgoms
februari 2019

Feit: mensen houden niet van veranderen. Het liefst houden we alles lekker hetzelfde. Gewoon zoals we het kennen. Ik merk het als ik in de auto stap en zowel heen als terug een vaste route heb. Hoe die route ooit tot stand is gekomen, kan ik me eigenlijk al niet meer herinneren. Wat ik wel weet is dat dit de beste route is, zonder twijfel. Bijzonder toch? Zeker gezien het feit dat de route op de terugweg anders is dan ’s ochtends heen. Op werk is dit natuurlijk niet anders, vaste patronen worden gewaardeerd. Je hoeft niet na te denken. De automatische piloot doet het werk. En toch weten we dat resultaten uit het verleden geen garantie bieden voor de toekomst. Als je deze wedstrijd makkelijk won, is onderschatting in de volgende wedstrijd je grootste tegenstander.

Onderschatting of het gewoonweg niet openstaan voor nieuwe ideëen. Onder toeziend oog van een consultant ervaarde ik jaren geleden dat mijn deur ook niet altijd openstond voor een nieuwe kijk op zaken. Ten eerste; wat doet die consultant hier? Ik heb dit team meer dan prima voor elkaar. Ja, dat gaat hier nou eenmaal zo. En, goed idee maar dat hebben we al geprobeerd wijsneus. Na enkele weken deze opmerkingen afvuren moest ook ik toegeven dat ik ‘vastgeroest’ zat in een automatische piloot met tunnelvisie. Een les die ik in mijn huidige werk (als consultant…) vaak gebruik om te laten zien hoe simpel je in deze valkuil stapt. Een les die mij elke dag herinnert aan het feit dat openstaan voor nieuwe ideeën mij zoveel meer brengt dan vasthouden aan wat ik ken. Hier kan ik úren over praten. Om jullie auto-piloot niet direct teveel te verwarren houd ik het vandaag bij drie tips die je meteen kan toepassen!

Hoe gaat het?

Deze vraag wordt mij ongelofelijk vaak gesteld (en jullie hopelijk ook). Het standaardantwoord: “druk!”. En we zijn meteen bij de kern van het probleem. We zijn zo druk met druk-zijn dat we nooit de tijd nemen om eens goed te kijken naar al die drukte. Werken we nog wel naar onze doelen toe? Wat gaat er goed of wat kan er beter? En wat kunnen we maar beter niet meer doen?

Even stilstaan kun je gelukkig makkelijk in je dag verwerken. Neem dagelijks 15 minuten om de dag te starten (we noemen het dan ook een dagstart) en stel elkaar de volgende vragen:

  • Waarom zijn we ook alweer op aard?
  • Hoe ging het gisteren?
  • Wat hebben we vandaag te doen?
  • Hoe gaan we het morgen nog een stapje beter doen?

15 minuten is een kleine investering om veel (veel) efficiënter en effectiever te zijn. En mocht dagelijks echt iets te veel van het goede zijn, doe het dan in ieder geval 1x per week. Advies: hoe operationeler de processen, hoe vaker!

Weet je wat jij zou moeten doen…?!

In een eerder artikel las je al dat ik een enorm voorstander ben van meer doen, minder denken. Ieder mens is probleemoplossend ingesteld, de één iets meer dan de ander maar uiteindelijk vindt iedereen het prettig om iets op te lossen. Zeker als iemand met een probleem komt dat jij meteen herkent en perféct weet hoe je dat moet oplossen. Dit simpele maar enorm stereotyperend filmpje legt het fenomeen haarfijn uit… af en toe tot tien tellen is best gezond.

In ons enthousiasme schieten we namelijk nog weleens het doel voorbij en daarmee houd je de huidige situatie in stand. We lossen op maar verbeteren niet. Stel dus vragen en verdiep je in de situatie van de ander. Ga eens kijken wat er aan de hand is en doe vooral niet teveel aannames. Het oplossen van de echte oorzaak, dat is pas verbeteren. Tijd voor een voorbeeld:

Onlangs kregen we de opdracht om de doorlooptijd van een proces te verkorten. Zoals het een enthousiaste groep betaamt, vlogen de oplossingen direct om onze oren. Hold it! Eerst terug naar de oorzaak van deze lange doorlooptijd. Gelukkig hadden we goede MI en die cijfers lieten enorme variatie tussen mensen zien. Na lang doorvragen bleek dat er geen vaste werkwijze was en veel mensen overbodige controles uitvoerde. Toen dat eenmaal duidelijk was, was de oplossing een stuk eenvoudiger en ook nog eens zo doorgevoerd! 

Verbeteren we ook echt?!

Het realiseren van een verbetering is het mooiste wat er is. Je hebt een idee, werkt dat uit, voert het door en het werkt nog ook in de praktijk. Gaaf!

Alleen…. dan ben je er nog niet. Verbeteren om het verbeteren heeft niet veel zin. Het helpt overigens wel voor de positivie spirit op de afdeling (check in the box!). Maar uiteindelijk is het belangrijk dat de verbetering ook het gewenst resultaat oplevert. Dus evalueer en meet wat het effect is. Stel ook vast wat nog niet goed werkt en verbeter misschien wel opnieuw. Zie hier… continu verbeteren!

Even terug naar het voorbeeld hiervoor. Na het doorvoeren van een mooie werkinstructie en het delen van de belangrijkste tips in de dagstart (het skippen van een aantal controles) leerde de MI ons dat we nog niet zo heel snel terug gingen in doorlooptijd. Gelukkig wel winst maar nog niet zoveel als gehoopt. Hup, opnieuw evalueren en wat bleek: niet iedereen had de tips meegekregen en medewerkers hadden te weinig zicht op eigen prestaties. Op naar verbeterronde twee. Een ludieke actie om tips te delen en een wekelijkse update van de resultaten per medewerker. Wederom tijdwinst bij volgende evaluatie! 

Verbeteren: wederom een bouwsteen om organisaties te laten excelleren…

Eigenaarschap, fact-based werken, doen, vertrouwen en verbeteren. Wat mij betreft zijn dat de bouwstenen om een organisatie in beweging te krijgen. De kunst zit hem in het continu inzetten van deze bouwstenen. En eerlijk gezegd, ook ik vind dat nog best lastig. Adviseren en begeleiden van organisaties vind ik prachtig. Dan ben ik objectief en gaat spiegelen me makkelijk af. Maar in mijn eigen organisatie is het natuurlijk anders en loop ik ook weleens in één van de valkuilen. Gelukkig is een goed team om je heen de beste remedie en daarin kan ik mij gelukkig prijzen. Die spiegel…. :-)

Meer tips?

Onderweg heb ik een hoop geleerd en gezien maar ik heb zeker niet alle wijsheid in pacht. Welke tips of ervaringen hebben jullie met behouden versus verbeteren? Ik ben heel benieuwd!