Organisatieversneller

Het beste uit je organisatie halen? Dat doe je door continu te verbeteren, zelfs als het goed gaat. Zo versterk jij je organisatie.

door Jeroen Bruijgoms
januari 2021

Binnen Mastermind noemen wij dit Organisatieversnelling Maar wat bedoelen wij daarmee? In dit artikel neem ik je mee in onze aanpak van organisatieversnelling.

Een organisatieversneller, wat is dat eigenlijk?

Goeie vraag! Het simpele antwoord; “Ik breng snelheid daar waar organisaties vastlopen.”. Het oprechte antwoord; “De uitkomst van mijn eigen ontdekkingstocht na ruim 3 jaar consultancy.”.

Als consultant is het belangrijk dat je een eigen verhaal hebt waarmee je duidelijk maakt hoe jij waarde toevoegt aan organisaties. En daar had ik nog best moeite mee toen ik in 2017 bij Mastermind aan de slag ging. Mijn verhaal ging niet veel verder dan; “Geef mij een probleem en ik los het wel op.” of “Zeg maar wat je wil bereiken, ik zorg wel dat we er komen.”.

In essentie is dat na 3 jaar nog steeds de kern van mijn boodschap, maar ondertussen heb ik   samen met mijn team een heel gaaf verhaal weten neer te zetten met de nadruk op hoe wij waarde toe kunnen voegen. In dit verhaal neem ik jullie kort mee in de ontdekkingstocht van het creëren van dit verhaal en zal ik zodoende antwoord geven op de vraag ‘Wat is organisatieversnelling?’.

Mooi begrip ‘Organisatieversnelling’ maar wat los je eigenlijk op?

Stap 1 in consultancy is om eerst op zoek te gaan naar het probleem, zo ook voor het versnellen van organisaties. Hoe loopt het nu? Wat loopt goed en waar gaat het mis? Hoe groot is de vertraging? Wat zijn de belangrijkste oorzaken? Het is hierin belangrijk om niet meteen in de sneltrein te springen, maar de tijd te nemen om te observeren waarom een proces of organisatie nu een stoptrein, of een sneltrein met veel vertraging is. Dit geldt dus ook voor ons eigen verhaal, het heeft pas zin om te versnellen als je de organisatie begrijpt en weet waar je kunt versnellen.

Met al onze ervaring bij elkaar opgeteld, hebben we inmiddels bij veel organisaties binnen mogen kijken en zien wij in de hoofdlijn 5 oorzaken die vertraging veroorzaken. Deze oorzaken heb ik eerder al eens met een vijftal artikelen onder de aandacht gebracht:

    1. Van JULLIE naar IK (ofwel het gebrek aan eigenaarschap)
    2. Van DENKEN naar DOEN (ofwel het gebrek aan executiekracht)
    3. Van ONDERBUIKGEVOEL naar FEITEN (ofwel het gebrek aan fact-based werken)
    4. Van CONTROLE naar VERTROUWEN (ofwel het gebrek aan dienend leiderschap)
    5. Van BEHOUDEN naar VERBETEREN (ofwel het gebrek aan continu verbeteren)

Om een paar korte voorbeelden te geven. Hoe vaak zit jij in een vergadering waar de acties niet zijn vastgelegd en/of niet zijn uitgevoerd? En waar actiehouders tijdens de vergadering ook niet op worden aangesproken. Vrijblijvendheid noem ik dat, terwijl eigenaarschap helemaal niet vrijblijvend zou mogen zijn.

Een ander voorbeeld, iemand die roept dat we dit meteen moeten veranderen want dit/iets gaat heel vaak fout. Maar hoe vaak is vaak? En wat is dan de impact? En is dit hetgeen we het eerst moeten oppakken? Voor je het weet, ren je met z’n allen achter een probleem aan dat waarschijnlijk wel heel vervelend is maar in de praktijk zelden voorkomt.

Zo kan ik nog wel even doorgaan. Als je hier meer over wilt weten, lees dan vooral de 5 achterliggende artikelen maar eens door. Voor mij zijn het stuk voor stuk oorzaken waarbij je als externe consultant onwijs waardevol kan zijn, sterker nog, waar je in mijn optiek het verschil zou moeten maken.

Het klinkt herkenbaar die oorzaken van vertraging, maar hoe los je dat dan op?

Welkom bij stap 2, het oplossen van de vertraging. Het antwoord in 1 beeld is ons huis, een helder stappenplan om organisaties weer terug op de rit te krijgen.

huis ov

Bouwsteen 1: Dienend Leiderschap

De bouw van ons huis begint met het leggen van een goed fundament. Dit fundament is het leiderschap binnen de organisatie. Dienend leiderschap is noodzakelijk om duurzame resultaten te bereiken en betekent kort samengevat; zet een duidelijke stip aan de horizon, geef een helder kader en laat daarbinnen alle ruimte aan het team en stel je ten dienste van het team op.

De stip aan de horizon geeft het team een helder bestaansrecht. Waarom zijn wij binnen de organisatie? Wat bindt ons als team? Hoe voegen wij waarde toe aan deze organisatie? Zonder stip ben je een verzameling individuen en geen team.

De kaders zorgen voor helderheid en duidelijkheid over de taken en verantwoordelijkheden die horen bij het bestaansrecht. Helaas gaat het bij dit kader regelmatig mis. Ken je de situatie waarin een organisatie bijvoorbeeld kiest Agile te gaan werken en we vervolgens urenlang blijven debatteren of dit nou de beste keuze is? Stop daarmee! Gebruik die energie juist om aan de slag te gaan en binnen dit kader te ervaren wat goed werkt en waar je kan verbeteren. Dit levert èn meer energie èn meer resultaat op! Kort samengevat met “get into the box” en “just do it”.

Bouwsteen 2: Teamontwikkeling

Wanneer het fundament staat, kun je gaan bouwen aan het team. Niet door te starten met allerlei werkafspraken, maar door te starten met het bouwen aan vertrouwen en goede onderlinge communicatie. En wees alert, het gemiddelde team begint liever over werkafspraken want dat is veel veiliger. Laat je niet verleiden, zonder vertrouwen bouw je op drijfzand. Waarom zou ik namelijk de werkwijze overnemen van iemand die ik eigenlijk niet ken of misschien nog niet helemaal vertrouw? Laat staan dat ik diegene al durf aan te spreken als hij zich niet aan afspraken houdt.

Bouwsteen 3: Performance Dialoog

De derde bouwsteen van het huis is de performance dialoog. Een goede performance dialoog is de motor achter elke versnelling! Maar hoe richt je die dialoog in over hoe je het als team doet? Eigenlijk heel simpel:

    1. Bepaal wat de KPI’s zijn die het succes van het team meten. Deze moeten meetbaar en direct beïnvloedbaar door het team zijn.
    2. Maak deze KPI’s zichtbaar door het inrichten van een dag- of weekstartbord.
    3. Plan een dagstart (of weekstart) om te bespreken hoe het gisteren is gegaan, wat we vandaag te doen hebben en hoe we morgen het nog een stukje beter kunnen doen.

Hiermee creëer je een kort cyclisch gesprek om als team te leren en verbeteren met als enige doel het steeds meer toevoegen van waarde voor zowel klant, team als organisatie.

Bouwsteen 4: Continu Verbeteren

Dit sluit naadloos aan op de vierde bouwsteen continu verbeteren. In elke organisatie en binnen elk proces is altijd ruimte voor verbetering. Deze verbetering blijft nog wel eens uit door een gebrek aan eigenaarschap (vaak wordt er naar een andere afdeling of persoon gewezen) en/of een gebrek aan executiekracht (vaak door het heel groot te maken en daardoor niks te doen). Door mensen mee te nemen in het zetten van kleine stapjes aan de hand van ons motto “observeren, verbazen en verbeteren”, voeren wij een duurzame verbetering door, elke dag weer.

Het Dak

Uiteindelijk resulteren deze 4 stappen (Leiderschap, Teamontwikkeling, Performance Dialoog en Continu Verbeteren) in een stevig bouwwerk dat het dak van het huis ondersteunt. En dit dak zijn de KPI’s waar wij als team voor staan en resultaat mee behalen voor de klant, voor ons team en voor onze organisatie. De KPI’s zijn onze “guiding stars” en tegelijkertijd de resultante als wij de onderliggende vier bouwstenen goed op de rit weten te zetten.

 Leuk verhaal, maar is dit een standaard huis?

Nee, natuurlijk niet. Maar volledig maatwerk is het ook weer niet. Het kader van de aanpak staat als een huis. Daarbinnen kunnen we het volledig op maat maken voor de uitdagingen in jouw organisatie. Soms is een interventie op 1 van de onderdelen ook al voldoende. Nieuwsgierig geworden hoe wij dit op maat kunnen maken of zie je ruimte om onze aanpak te verbeteren? Wij gaan graag met je in gesprek met een bak koffie!

Dus, koffie?

Jeroen Bruijgoms
Organisatieversneller
06 - 5127 4258